Política de Privacidad de PolicyTools

1. A quién se aplica

PolicyTools es una herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM) y llamadas para agentes y agencias de seguros. La aplicación está destinada a adultos a quienes su organización les ha proporcionado una cuenta. No puedes crear una cuenta por tu cuenta en la aplicación.

• Agentes y otros usuarios de PolicyTools: somos responsables de la información de cuenta que recopilamos para operar el servicio.
• Clientes y prospectos del agente: tu agente o agencia («la organización») decide qué información sobre ti se almacena en PolicyTools y por qué. La tratamos en nombre de la organización. Si eres cliente, contacta primero a tu agente o agencia si tienes preguntas sobre tu información.

2. Información que tratamos

No incluimos seguimiento publicitario ni analítico en la aplicación.

3. Cómo usamos la información

• Para prestar el servicio: iniciar tu sesión, mostrar los registros de tu organización, realizar y recibir llamadas, enviar mensajes y entregar notificaciones.
• Para mantener la seguridad del servicio, prevenir el uso indebido y resolver problemas.
• Para cumplir obligaciones legales y responder a solicitudes legales válidas.

No vendemos información personal ni la utilizamos para publicidad.

4. Permisos del dispositivo

• Micrófono: se utiliza para llamadas de voz. La aplicación solicita permiso cuando realizas o respondes una llamada por primera vez.
• Cámara: se utiliza únicamente para escanear el código QR que configura tu extensión telefónica. La imagen no se guarda ni se envía.
• Notificaciones: se utilizan para avisarte de mensajes y llamadas.
• Acceso a la red: se utiliza para conectarse al servidor de PolicyTools y al sistema telefónico de la organización.

La aplicación no lee los contactos ni la ubicación de tu teléfono. Solo accede a archivos cuando eliges adjuntarlos o importarlos.

5. Información almacenada en tu dispositivo

• Tu sesión de inicio de sesión y tus credenciales telefónicas se guardan en el almacenamiento seguro de tu sistema operativo (Android Keystore o iOS Keychain).
• Para mostrar registros vistos recientemente sin conexión, la aplicación guarda un número limitado de registros recientes en el dispositivo. Esta información se elimina cuando cierras sesión o cambias de servidor.
• La aplicación solicita a Android que no incluya sus datos en las copias de seguridad del dispositivo.

6. Con quién compartimos la información

Compartimos información solo cuando es necesario para operar el servicio, y únicamente con:

• Proveedores de servicios que alojan nuestros sistemas y entregan llamadas, mensajes de texto y notificaciones en nuestro nombre, bajo contratos que limitan su uso de la información. Las notificaciones push se entregan mediante el servicio push de Expo y Google (Android) o Apple (iOS), que reciben el token del dispositivo y el contenido de la notificación.
• La organización que te dio acceso, que controla los registros almacenados para ella.
• Autoridades u otras partes cuando la ley lo exige, para proteger derechos y la seguridad, o en una transferencia empresarial en la que la parte receptora continúe protegiendo la información.

7. Grabación de llamadas y mensajería

Las llamadas se graban únicamente cuando la organización activa la grabación. La organización es responsable de informar a las personas que participan en la llamada y de obtener su consentimiento cuando la ley lo exija. Las grabaciones están disponibles para los usuarios que la organización autorice. Los mensajes de texto y WhatsApp se envían únicamente con el consentimiento del destinatario, y los destinatarios pueden responder STOP para dejar de recibir mensajes de texto.

8. Seguridad

Los datos viajan cifrados entre la aplicación y nuestros servidores (HTTPS), y las llamadas de voz utilizan TLS y SRTP de forma predeterminada. El acceso requiere iniciar sesión, con verificación en dos pasos cuando la organización la exige, y los permisos limitan lo que cada usuario puede ver. Ningún sistema es completamente seguro, por lo que no podemos garantizar una seguridad absoluta.

9. Cuánto tiempo conservamos la información

Conservamos la información de cuenta mientras la cuenta de la organización esté activa. La organización decide durante cuánto tiempo se conservan los registros de clientes y las grabaciones de llamadas, dentro de los plazos de conservación establecidos por la ley. Después del cierre de una cuenta, eliminamos o anonimizamos la información en un plazo razonable, salvo que la ley nos obligue a conservarla.

10. Tus opciones y derechos

Según dónde vivas, puedes tener derecho a solicitar acceso a tu información, corregirla, eliminarla u oponerte a ciertos usos. Para ejercer estos derechos:

• Si eres cliente o prospecto, contacta a tu agente o agencia, o escríbenos a la dirección que aparece abajo y transmitiremos la solicitud a la organización.
• Si eres agente u otro usuario, escríbenos a la dirección que aparece abajo.

Las cuentas son creadas y eliminadas por la organización. Para solicitar la eliminación de tu cuenta y sus datos, contacta al administrador de tu organización o escríbenos. Verificaremos tu identidad antes de atender una solicitud y no te trataremos de forma diferente por presentarla.

11. Menores de edad

PolicyTools no está dirigido a menores de edad y está destinado a usuarios de 18 años o más. No creamos cuentas para menores de forma intencional.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Cuando hagamos cambios importantes, actualizaremos la fecha en la parte superior y, cuando corresponda, notificaremos a los usuarios en la aplicación.

13. Contáctanos

Policy Tools LLC 1851 NW 123RD AVE, Pembroke, FL 33026 US Correo electrónico: privacy@policytools.com